ariadnadoccat.com

Якщо ви звичайний користувач Google Таблиць, ви, ймовірно, зіткнулися з проблемою, коли ви випадково додали повторювані записи до своєї електронної таблиці. Ця ситуація може зруйнувати набір даних, над створенням якого ви так старанно працювали. Можливо, ви не знаєте, що це сталося, особливо коли ваш комп’ютер виходить з ладу або коли ви натискаєте трекпад на ноутбуці.

У будь-якому випадку, дуже легко щось пропустити, коли у вашій електронній таблиці є величезна кількість даних. Типові результати включають помилки обчислення та повторювані клітинки, які важко визначити під час пошуку джерела проблеми.

На щастя, існує кілька різних методів виділення дублікатів у ваших електронних таблицях.

• Використовуйте вбудовану функцію видалення дублікатів.
• Використовуйте виділення, щоб знайти дублікати.
• Скопіюйте унікальні клітинки та перемістіть їх на новий аркуш.
• Використовуйте сторонній пошук дублікатів.
• Створіть зведену таблицю, яка враховує дублікати на індивідуальній основі.

Наведені вище процеси полегшують пошук повторюваних записів, щоб ви могли їх видалити або ігнорувати, якщо вони збігаються, але не є дублікатами. Ось ваші варіанти.

Використовуйте функцію видалення дублікатів у Google Таблицях

Незалежно від того, чи намагаєтеся ви знайти дублікати в одному стовпці, двох стовпцях чи цілій аркуші, функція «Видалити дублікати» точно видаляє клітинки з однаковими даними. однак, майте на увазі, що він видаляє всі дублікати, навіть якщо вони не пов’язані з однаковими даними.

1. Виділіть стовпці, які потрібно перевірити на наявність повторюваних даних.

   

2. У меню вгорі виберіть Дані, а потім виберіть Видалити дублікати.

   

3. З’явиться діалогове вікно. Позначте прапорці біля кожного стовпця в списку, який потрібно встановити, або ви можете зняти галочку Вибрати все,а потім клацніть Видалити дублікати.

   

4. Google Таблиці показують, скільки копій було знайдено та видалено, щоб ви могли переконатися, що процес працював належним чином.

   

Використання вбудованої функції «Знайти та видалити копії» у Google Таблицях — це найпростіший спосіб усунути дублікати, але іноді ви можете переглянути копії, перш ніж їх видалити. Відмінний спосіб зробити це – підсвічування кольором.

Виділіть дублікати за допомогою кольорів для легкого видалення

Коли справа доходить до виявлення помилок у ваших електронних таблицях, використання виділень для висвітлення будь-якої неправильної інформації — ще один хороший спосіб.

1. Відкрийте файл Google Таблиць і виберіть стовпець або стовпці, які потрібно відсортувати.

   

2. На панелі меню вгорі виберітьФормат.

   

3. У спадному меню виберіть Умовне форматування.

   

4. У новому меню, що з’явиться, виберіть потрібний діапазон.

   

5. Під Правила форматування, змініть розкривний розділ під назвою Форматуйте клітинки, якщо… до Спеціальна формула.

   

6. Вставте наступну формулу в поле, розташоване під Спеціальна формула варіант:

   =лічильник(A:A,A1)>1.

   

7. Під Стиль форматування розділ, виберіть Значок кольору заливки щоб виділити свій вміст жовтим (або будь-яким кольором на ваш вибір) фоном клітинки.

   

8. Натисніть на Готово щоб зберегти зміни.

Ваша електронна таблиця тепер виділить повторювані клітинки вибраним кольором, і ви зможете відсканувати виділення на наявність дублікатів.

Примітка: Найкраще виділяти клітинки стовпця, починаючи з рядка 1, а не вибирати клітинки посередині. Формула не любить використовувати рядок 2 як перший стовпець. У вибраному полі пропущено пару дублікатів (A2:B9). Після того, як був доданий рядок 1 (A1:B9), він знайшов усі дублікати. Дивіться два зображення нижче.

Зображення №1: показує пропущені дублікати під час вибору клітинок рядка 2 як перших клітинок (A2 і B2):

Зображення № 2: показує всі дублікати під час вибору клітинок рядка 1 як перших клітинок (A1 і B1):

Переконайтеся, що всі наявні дублікати правильні, оскільки деякі копії взагалі не є копіями. Вони можуть бути однаковими для двох різних облікових записів, користувачів, співробітників або будь-чого іншого. Після підтвердження непотрібних осередків копіювання видаліть їх. Нарешті, ви можете закрити меню форматування та відновити стандартний колір клітинок.

Скопіюйте унікальні клітинки в Google Таблиці для легкого видалення дублікатів

Якщо ви віддаєте перевагу автоматично сортувати вихідні дані, краще скопіювати всі унікальні клітинки, а не повторюватися. Цей процес забезпечує швидше сортування та фільтрацію. Якщо ви впевнені, що ваша інформація правильна, і натомість хотіли б видалити дублікати, спробуйте наведений нижче спосіб.

1. Відкрийте документ Таблиці, який потрібно відсортувати, і виділіть стовпець, який потрібно відредагувати. Цей процес запише діапазон стовпців для наступного кроку.

   

2. Після виділення стовпця клацніть на порожньому стовпці, де потрібно відображати унікальні записи. Вставте таку формулу в поле введення формули у верхній частині документа: =УНІКАЛЬНИЙ()

   

3. Введіть координати комірки вихідного стовпця всередині дужок, наприклад: (A3:A9).

   

4. Вдарити Введіть щоб перемістити нові дані в стовпець, який ви призначили раніше.

   

Після цього ви можете перевірити записи вручну або імпортувати дані до робочої електронної таблиці.

Використовуйте стороннє доповнення для пошуку та видалення дублікатів у Таблицях

Існують онлайн-плагіни, доступні для використання з Google Таблицями. Ви знайдете доповнення на Google Workspace Marketplace, включаючи інструменти для автоматичного видалення повторюваних записів.

Видалення дублікатів за допомогою Ablebits

Відповідний інструмент, відомий як Remove Duplicates by Ablebits, дозволяє швидко знаходити дублікати на всьому аркуші інформації або здійснювати пошук у двох стовпцях одночасно.

Ви можете переміщувати, видаляти та виділяти результати. Інструмент включає два налаштування майстра: знаходити та видаляти дублікати та знаходити унікальні клітинки або якості у вашому документі. Ці два параметри дозволяють легко відстежувати інформацію під час руху.

Загалом, використання інструмента майстра для пошуку вашої інформації може бути вартим того в довгостроковій перспективі. Це твердження в першу чергу для користувачів, які постійно шукають дублікати в своїх електронних таблицях і воліють витрачати свій час на щось інше.

Використовуйте зведену таблицю, щоб знайти повторювані рядки на аркушах

Зведена таблиця є зручним інструментом для більш детального вивчення даних. Зведена таблиця не видаляє автоматично повторювані клітинки або рядки; він надає розбивку того, які стовпці мають дублікати, щоб ви могли вручну переглянути свої дані і подивіться, що, якщо щось, вам потрібно видалити.

Створення зведеної таблиці є дещо більш складним, ніж інші методи, показані в цій статті. Ви повинні додати зведену таблицю для кожного стовпця, щоб переконатися, що результати однакові та точно ідентифікувати дублікати.

Примітка: Якщо у вашій електронній таблиці немає назв стовпців, зведені таблиці не працюватимуть точно для пошуку дублікатів. Спробуйте тимчасово додати новий рядок, а потім назвіть стовпці, використовуючи цей новий рядок.

Нижче наведено кроки щодо використання зведеної таблиці для визначення повторюваних клітинок або рядків.

1. Виберіть усі дані таблиці, а потім перейдіть до Дані > Зведена таблиця.

   

2. За потреби відрегулюйте діапазон комірок, а потім натисніть Створюйте.

   

3. Виберіть Додати поруч з рядки. Цей крок вибере стовпець для пошуку дублікатів. Так, ви правильно прочитали. Виберіть потрібний стовпець зі спадного меню. Якщо ви втратите редактор зведеної таблиці, натисніть на заповнену клітинку, щоб повернути її.

   

4. Тепер виберіть Додати поруч з Цінності і виберіть той самий стовпець, що й вище, але встановіть для нього підсумок РАХУВАТИ або COUNTA. Це вже має бути за замовчуванням.

   

5. Нова зведена таблиця визначатиме дублікати, як показано нижче.

   

6. Якщо ви хочете переглянути інший стовпець, ви можете повторити наведені вище дії (щоб зберегти попередні результати) або знову відкрити редактор зведеної таблиці, а потім змінити наявну таблицю.

   

7. Зведена таблиця зміниться, щоб відобразити нові коригування.

   

Як згадувалося раніше, метод зведеної таблиці є дещо більш складним. Тим не менш, він дає вам конкретний звіт про розташування ваших повторюваних записів, що може бути дуже корисним для аналізу даних. Щоб дізнатися більше про використання зведених таблиць, перегляньте посібник TechJunkie зі створення, редагування та оновлення зведених таблиць у Google Таблицях.

Загалом, дублікат клітинки в Google Таблицях може викликати проблеми з вашими даними, якщо ви не будете обережні, особливо коли намагаєтеся відсортувати фінансову інформацію в корисну електронну таблицю.

Найпоширенішими причинами дублювання є:

• Кілька людей додали одного клієнта, рахунок-фактуру, категорію, позицію тощо.
• Імпорт даних додається до вже наявних даних вдруге.
• Дії копіювання/вставки додали повторювані записи.

На щастя, ідентифікувати, видаляти та видаляти ідентичні клітинки даних напрочуд легко в Google Таблицях, що є позитивним фактором, якщо ви постійно маєте справу з електронними таблицями у своєму повсякденному робочому процесі. Якщо ви шукаєте щось для кращого сортування вмісту, ви завжди можете використовувати доповнення, наприклад Remove Duplicates by Ablebits, щоб переконатися, що ваша інформація добре відсортована та добре організована.

Підведенню

Чи є у вас досвід, поради чи запитання щодо використання будь-якого із методів, згаданих у цій статті? Дайте нам знати в розділі коментарів нижче.